Etkili Zaman Yönetimi Nedir? | Hayatını Düzene Sokma Sanatı

Gün hepimiz için 24 saat. Bazılarımız bu 24 saatte her işini yetiştirebiliyorken, bazılarımız ise ne kadar çırpınırsak çırpınalım bir şeyler hep eksik kalıyor.

Neden? Her işini yetiştirebilenlerin kurtarıcısı kim yada ne?

Cevap, zaman yönetimi! Peki, zaman yönetimi nedir ve neden bu kadar önemlidir?

Zaman yönetimi, zamanı etkin bir şekilde kullanmayı, öncelikleri belirlemeyi, görevleri planlamayı ve süreçleri organize etmeyi içeren bir beceridir.

Zaman yönetimi, kişinin zamanı etkili bir biçimde kullandığı, belirlediği öncelikler doğrultusunda görevlerini akıllıca planladığı bir beceridir. Korkma, bu beceriyi sen de öğrenip kendine katabilirsin. Bunun için buradayız.

Senin için Terappin ailesi olarak her adımda kendini sorguladığın bir okuma yolculuğu planlıyoruz. Hadi 24 saatini en verimli şekilde kullanan “o kişi” nasıl olunur birlikte öğrenelim.

Etkili Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, farklı sorumlulukları ya da yapmak istediğimiz aktiviteleri, var olan zamana nasıl böleceğimizi organize etme ve planlama sürecidir. Hatta bunu, strese girmeden ihtiyacın olan her şeyi yapmak için zamana sahip olma sanatı olarak da düşünebilirsin.

Zaman kısıtlı ve baskılar çok olsa bile, kısıtlı zamanda daha fazlasını yapmak için daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak gerekir. Bu nedenle birkaç anahtar noktanın ne olduğunu iyi kavramak lazım.

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Zaman yönetimi becerini geliştirdiğin takdirde, bu değişikliğin hayatında nelere yol açacağını sana bir pencereden göstermek istedik. Bunlar:

• Hedeflerini ve önceliklerini doğru belirlemeni ve onlara odaklanmanı sağlar.
• Daha az zamanda daha fazla iş başarmanı ve bu esnada performansını arttırmayı amaçlar.
• Zamanı iyi yöneterek son dakikada yetiştirmeye çalıştığın işlerin stresinden kurtulabilirsin.
• Sosyal medya kullanımı, sık verilen aralar gibi zamanını çalan faktörleri tanıyabilir ve kontrol etmeyi öğrenebilirsin.
• Randevu, toplantı gibi önemli işlerini düzenlemen çevrenle ve iş arkadaşlarınla iletişimini iyileştirir ve daha iyi iş birliği yapmanı sağlar.
• Zamanını daha iyi yöneterek iş ve kişisel yaşamın arasında bir denge kurabilir, daha sağlıklı ve tatmin dolu bir yaşam sürebilirsin.

Zamanı Verimli Kullanmayı Engelleyen Şeyler Nelerdir?

Zaman yönetimi sorunları, insanların kariyerlerinde ve kişisel yaşamlarında etkinliklerini en üst düzeye çıkarmaya çalışırken karşılaştıkları zorluklardır. Çoğu insan, belirli kişisel ve profesyonel görevler için ayrılan zamanın bir şekilde sınırlı olduğunu veya o zamandaki taleplerin mevcut olanı aştığını düşünür. Üstelik bu vakti etkili kullanmanın önünde çok fazla engel olduğuna inanır. Neyse ki tüm bunları aşmak mümkün!

Fakat önce neler olduklarını göz atalım.

Motivasyon Eksikliği

Zaman yönetiminin önündeki ilk engel motivasyon eksikliğidir. Bazı günler vaktimiz çok olsa da canımız o kadar istemez ki!

Her şey yarım bırakılır hatta hiç başlanmaz ve ertesi gün stresten başımıza ağrılar girer. Ya sonra? Ucu ucuna yetiştirilen işler ve delicesine bir yorgunluk!

Ertelemek

Birçoğumuz sıklıkla işlerimizi erteleriz. Ertelemek işin mayasını kaçırıyor ama erteliyoruz işte. Mükemmeliyetçilik, öncelik sıramızın farklı olması, hedef belirleyememek gibi birçok nedeni olabilir.

İyi haber şu ki bu alışkanlığı da kırabiliriz.

Pek Çok İşi Üstlenmek

Hayat aslında kendi kendimize açtığımız bir savaş. Bazen “tabi ki yaparım” hırsı, bazen “bir deneyeyim ya” dürtüsü,  zaman zaman da anlık bir coşku ama hiçbirimiz süper kahraman değiliz.

Üstelik çoklu görevleri üstlenmek karar verme ve organize olma hatta harekete geçme sürecini doğrudan baltalar. “Aman! Yarım kalmasın. ”diye üstünkörü yaptığımız işlere dönüşür.

Organize Olamamak

Zaman yönetimin en önemli unsuru, düzenlilik, süreklilik ve yapılan planlara sadık kalmaktır.

Örneğin yetişmesi gereken bir proje varken arkadaşlarınla kahve içmemek ve planına sadık kalmak önemli bir zaman yönetimi becerisidir.

Muhtemel Sorunlara Hazırlıklı Olamamak

Her zaman işler planladığımız gibi gitmeyebilir. Kimi zaman gerçekten engelleyemediğimiz problemler olabilir. Böyle durumlar için mutlaka bir A,B,C plan listemiz olmalıdır.

Eisenhower Matrisi Etkili Zaman Yönetimi Tekniği

Dwight D. Eisenhower 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yapmış bir isim ve literatüre zaman yönetimi için son derece etkili bir teknik kazandırmış. Biz de bu tekniği senin için kaleme aldık.

O zamanlar, tüm işlerini vaktinde yetiştirebilmesi adına Eisenhower için zamanın önemi tartışılmazdı. “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” diyerek yapılması gerekenleri nasıl öncelik sırasına koymalıyız sorusunu sistemli bir şekilde göstermeye başladı.

Öncelik Matrisi’ni kullanmak için yapacaklarını 4 alt kategoriye göre sınıflandırmalısın. Bundan önce görevlerini gözden geçirmeli ve defterine not etmelisin:

“Önümüzdeki 48 saat içinde hangi görevlerimin yapılması gerekiyor?”

Acil- Önemli İşler

Hemen halletmemiz gereken işlerdir. Birden fazla iş varsa yine önem sırasına göre listelemeliyiz.

Acil- Önemsiz İşler

Eğer mümkünse başkasına devretmeniz gereken işlerdir. Örneğin, e-mailler, telefon çağrıları ve başkalarının kendileri için senden istedikleri.

Acil Olmayan- Önemli İşler

Uzun vadede fark yaratan ve senin planladığın işleri içerir. Bu planları gerçekten kendi isteklerine göre belirlersin.

Acil Olmayan- Önemsiz İşler

Yaptığında hayatında çok büyük değişiklikler yaratmayacak ama yapsan da iyi olabilecek işlerdir. Daha önemli işlere vakit ayırmak istersen, bu işleri doğrudan eleyebilirsin.

Bu Tekniği En Etkili Şekilde Kullanmak İçin Ne Yapmalıyız?

30 dakika daha erken uyan ve yapılacaklar listesi hazırla

Sabah, her zamanki saatinden daha erken uyan ve bir kahve, sevdiğin bir şarkı ya da seni rahatlatan bir manzara/görüntü eşliğinde neler yapacağını not et. Daha sonra bu görevlerin ne kadar vaktini alacağını da yaz.

İşlerini acil ve önemlilik durumlarına göre sırala

Eisenhower Matrisi kullanarak neyin ne zaman yapılması gerektiğini belirle.

Çalışmak için en doğru zamanını keşfet ve harekete geç

Bu süreçte dikkatinin dağınık olmaması ve motivasyonunun yüksek olması çok önemlidir. Bu nedenle vaktini en iyi şekilde kullanmanı kolaylaştıracak Pomodoro tekniği ile tanış!

Pomodoro Tekniği ile Zaman Yönetimi

Pomodoro Tekniği, daha verimli çalışmamıza yardımcı olan bir zaman yönetimi aracıdır.

1980'lerde Francesco Cirillo tarafından geliştirilen teknik, insanlar tarafından daha kısa sürede yaptıkları iş miktarını artırmak için yaygın olarak kullanılmaya başlanır.

Pomodoro Tekniğinin prensibi basittir - zamanımızı daha küçük parçalara ayırmamızı, daha küçük patlamalar halinde çalışmamızı ve daha düzenli molalar vermemizi sağlar. Bu molaların doğru şekilde verildiğinden emin olmak için bize durmamızı söyleyen bir zamanlayıcı kullanılmalıdır.

Bunun için de Francesco Cirillo (Kıdemli Süreç Stratejisti, Yazılım Tasarımcısı, ​Ürün Yöneticisi), domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı kullandı, bu nedenle tekniğin adı, İtalyanca domates kelimesi olan Pomodoro'dan geliyor.

Pomodoro Tekniğinin 6 ana adımı vardır:

Adım 1 – Görevleri Belirle

Pomodoro tekniğinin ilk adımı, tamamlaman gereken bir görevi veya bir dizi görevleri belirlemektir. İdeal olarak, görevlerin kısa görevler olmalıdır. Tamamlaman gereken daha büyük bir görevin varsa, bunu tamamlaması 25 dakikadan fazla sürmemesi gereken daha küçük görevlere bölmelisin.

Görevlerini tamamlama sırasına koy ve sonucun nasıl görünmesini istediğin konusunda zihninde çok net ol.

Adım 2 – Bir Zamanlayıcı Ayarla

Pomodoro tekniğinin ikinci adımı 25 dakikalık bir zamanlayıcı ayarlamaktır. Bunu kafanda yapmaya çalışma. 25 dakikanın dolduğu konusunda seni uyaracak bir şeye ihtiyacın var.

Telefonundaki saati, bir kronometreyi veya başka tür bir zamanlayıcıyı kullan.

Adım 3 – Görevler Üzerinde Çalış

Üçüncü adım görevlerin üzerinde çalışmaktır. Yalnızca bu göreve odaklan; herhangi dikkat dağıtıcı bir durumdan kaçın. Çok kısa süre içinde konsantre olabilmen gerekir.

Adım 4 – Kısa Bir Mola Ver

Dördüncü adımı, alarm çaldığında 5 dakika ara vermektir. Alarm çaldığında durmak için kendini disipline et, yaptığın işten uzaklaş ve ara ver.

Buradaki temel hedef, fiziksel olarak çalışma alanından uzaklaşmaktır. Bu yüzden kalk, dolaş ya da daha iyisi yine de farklı bir yere git.

Adım 5 – Tekrar

Beşinci adım ise 2. ve 3. adımları toplamda dörder kez olacak şekilde tekrarlamaktır, böylece toplamda 4 tekrar yapmış olursun.

Adım 6 – Uzun Bir Mola Ver

Altıncı adımı, 4 tekrardan sonra 30 dakikalık daha uzun bir ara vermektir. Tüm görevlerin tamamlandıysa, başka bir şeye geçmeden önce yine de ara ver. Görevlerin tamamlanmadıysa, 30 dakikalık bir ara ver ve ardından yapman gereken her şeyi yapana kadar 2. ila 4. adımları tekrarla.

Teknikler Dışında Etkili Zaman Yönetimi İçin Farklı Neler Yapabilirsin?

Fırsatların ellerimizin arasından kayıp gitmemesi için her dakikamızı çok iyi değerlendirmemiz gerekir.

Zaman yönetimini daha etkili hale getirebilmek için birkaç ipucu daha!

Tüm görevler için hatırlatıcılar ayarla

Bir toplantı veya etkinlikten 15 dakika önce bir hatırlatıcı olması seni tetikte tutar. Böylece son kontrollerini sağlarsın, eşyalarını hazırlarsın. Koşturmadan, önemli bir detayı atlamadan yetişebilirsin.

Günlük planlayıcı oluştur

O gün tamamlaman gereken görevlerin bir listesini yap, yaklaşan toplantıları veya son teslim tarihlerini not et. Listeni tamamlarken, tamamladığın görevleri işaretlediğinden emin ol.

Bu seni motive eder, hatta birçok insan listeye çarpı atmak için bile işleri en iyi şekilde halletmeye çalıştığını söylüyor. Kendinle gururlan!

Dikkat dağıtıcı şeyleri engelle

Bir sonrakine geçmeden önce bir tür yapılacak işi tamamlamaya çalışarak zamandan ve zihinsel enerjiden tasarruf et.

Örneğin, e-postaları yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak, dosyalamak vb. için ayrı zaman dilimleri oluştur. E-postaları ve mesajları geldiklerinde yanıtlama, çünkü bunu yapmak en iyi şekilde dikkat dağıtmaktır.

Planlamadığın bir zamanda kontrol etme dürtüsünü tamamen ortadan kaldırmak için telefonunu ve e-posta bildirimlerini kapat.

Hayır demeyi öğren

Hayır demeyi öğrenmezsen, işte zamanı nasıl yöneteceğini asla öğrenemezsin.

Ne için zamanın olduğunu gerçekten yalnızca sen bilirsin, bu nedenle daha önemli görevlere odaklanmak için bir isteği reddetmen gerekiyorsa, bunu yapmaktan çekinme.

Ve hiçbir yere varmayacağı belli olan bir projeyi üstlenirsen, onu bırakmaktan korkma.

Çok az değerli ya da hiç değeri olmayan çok sayıda görev yapmak yerine, daha fazla değer yaratan daha az görevi tamamla.

80/20 kuralını hatırla—çıktının %80'i girdilerinin %20'sinden gelir. Çabalarını buna göre odakla.

Hayır diyemiyorsan görevleri başkasına ata. Yetkilendirme, öğrenmesi zor bir beceri olsa da, kişisel zaman yönetimi için harikalar yaratabilir.

Yetenekli bir ekip oluştur ve devredebileceğin görevleri belirleyin.

Rutin oluştur

İşteyken, konumun için en anlamlı olan rutini oluştur. Bu neden önemli? Yeni başlayanlar için, kaotik bir gün gelse bile, rutinine bağlı kalarak sorunu çözmeye devam edeceksin. Rutinine bağlı kalarak, erteleyemezsin.

Kaynakça

How to Improve Your Time Management Skills (7 Easy Ways), Novoresume.

Time Management Skills, Skills You Need.

The Pomodoro Technique Really Works, Says This Productivity-Hack Skeptic, The Muse, 2023.

The Eisenhower Matrix: How to prioritize your to-do list, Asana, 2022.

The Best Way to Switch Tasks to Avoid Burnout, Verywell Mind, 2021.