Bu yazıyı okumaya başlamadan önce yanımıza bir not defteri ve bir kalem alalım mı?
Her adımda kendimizi sorguladığımız bir okuma yolculuğu planlıyoruz. Kendimize dair yapacağımız bir artı- eksi listesi işleri oldukça kolaylaştıracaktır.
Gün hepimiz için 24 saat. Bazılarımız bu 24 saatte her işini yetiştirebiliyorken, bazılarımız ise ne kadar çırpınırsak çırpınalım bir şeyler hep eksik kalıyor.
NEDEN? (Sanıyoruz ki defterdeki ilk soru bu olacak)
Her işini yetiştirebilenlerin kurtarıcısı kim ya da ne? Cevabı az çok biliyoruz değil mi?
Zaman yönetimi!
Hadi gelin 24 saatini en verimli şekilde kullanan “o kişi” nasıl olunur birlikte öğrenelim.
Etkili Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, farklı sorumlulukları ya da yapmak istediğimiz aktiviteleri, var olan zamana nasıl böleceğimizi organize etme ve planlama sürecidir. Hatta bunu, strese girmeden ihtiyacınız olan her şeyi yapmak için zamana sahip olma sanatı olarak da düşünebilirsiniz.
Biliyoruz, söylemesi kolay ama uygulaması zor. Hayatınızı değiştirecek birkaç satır yazmaya çalıştık. Hadi başlayalım!
Zaman kısıtlı ve baskılar çok olsa bile, kısıtlı zamanda daha fazlasını yapmak için daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak gerekir. Bu nedenle birkaç anahtar noktanın ne olduğunu iyi kavramak lazım.
Kendimize şu soruları soralım:
Neyi yapamıyorum. Neden? Beni neler engelliyor? Bu durumu nasıl iyileştirebilirim?
Defterimize bu sorulan cevaplarını yazalım, kısa bir yüzleşme anı olsun. Sonra da kendi potansiyelimizi ortaya çıkarmanın yollarına bakalım.
Zamanı Verimli Kullanmayı Engelleyen Şeyler Nelerdir?
Zaman yönetimi sorunları, insanların kariyerlerinde ve kişisel yaşamlarında etkinliklerini en üst düzeye çıkarmaya çalışırken karşılaştıkları zorluklardır. Çoğu insan, belirli kişisel ve profesyonel görevler için ayrılan zamanın bir şekilde sınırlı olduğunu veya o zamandaki taleplerin mevcut olanı aştığını düşünür. Üstelik bu vaktin etkili kullanımının önünde çok fazla engel olduğuna inanır. Neyse ki tüm bunları aşmak mümkün!
Fakat önce neler olduklarını göz atalım.
1. Motivasyon Eksikliği
Zaman yönetiminin önündeki ilk engel motivasyon eksikliğidir. Bazı günler vaktimiz çok olsa da canımız o kadar istemez ki! İçimizdeki uyuyan aslanı bir türlü uyandıramayız. Ahh! O günler!
Her şey yarım bırakılır hatta hiç başlanmaz ve ertesi gün stresten başımıza ağrılar girer. Ya sonra? Ucu ucuna yetiştirilen işler ve delicesine bir yorgunluk!
2. Sonu Gelmeyen “Sonralar”
Birçoğumuz sıklıkla işlerimizi erteleriz. Ertelemek işin mayasını kaçırıyor ama erteliyoruz işte. Mükemmeliyetçilik, öncelik sıramızın farklı olması, hedef belirleyememek gibi bir çok nedeni olabilir.
İyi haber şu ki bu alışkanlığı da kırabiliriz.
3. Hiçbirimiz Superman Değiliz. Bazen Tek Bir Günde Tek Bir İşle Uğraşmak Gerekir.
Hayat aslında kendi kendimize açtığımız bir savaş. Bazen “tabi ki yaparım” hırsı, bazen “bir deneyeyim ya” dürtüsü, zaman zaman da anlık bir coşku ama hiçbirimiz superman değiliz.
Koca bir gün boyunca tek bir sayfaya, tek bir çizik atarsınız ama en güzelidir. Yani, en azından koca bir günde tamamlanamamış onlarca çizikten daha güzelidir.
Üstelik çoklu görevleri üstlenmek karar verme ve organize olma hatta harekete geçme sürecini doğrudan baltalar. “Aman! Yarım kalmasın. ”diye üstünkörü yaptığımız işlere dönüşür.
4. Organize Olamamak
Zaman yönetimin en önemli unsuru, düzenlilik, süreklilik ve yapılan planlara sadık kalmaktır.
Her gün gün doğmadan uyanıp beş görev tamamlamaktan söz etmiyoruz elbette ki. Fakat yarına yetişmesi gereken bir proje varsa bugün arkadaşlarınızla kahve içmeyiverin yarın içersiniz. Üstelik hiçbir baskı ve huzursuzluk hissetmeden.
5. Muhtemel Sorunlara Hazırlıklı Olamamak
Her zaman işler planladığımız gibi gitmeyebilir. Kimi zaman gerçekten engelleyemediğimiz problemler olabilir. Böyle durumlar için mutlaka bir A,B,C plan listemiz olmalıdır.
Etkili Zaman Yönetimi Kullanımının Faydaları
Bu becerinizi geliştirmek için adımlar atmanın öngördüğünüzden daha fazla avantajı vardır. Etkili zaman yönetimi, işte verimli olmanın ötesinde, stresi önemli ölçüde azaltmanıza ve iş-yaşam dengenizi iyileştirmenize yardımcı olabilir.
İşte en önemli 3 faydası:
1. Kaygıyı Azaltır
Elimizdeki en kıymetli şey zaman! Geçti mi geçiyor işte, yerine koyamıyoruz, başa saramıyoruz. Bu yüzden onu en doğru şekilde yönetmemiz gerekiyor. Aksi halde kaldırabileceğimizden çok daha fazla strese maruz kalırız. Tüm işlerin üst üste geldiği ve sıkışıp kaldığınız anları bir düşünsenize… Düşüncesi bile boğuyor.
Üretkenliğimizi düşürmeden, olumsuz faktörleri en aza indirgeyerek hareket geçmeliyiz. Doğru stratejiler sadece günümüzü değil, duygusal ve ruhsal sağlığımızı da kurtarır.
2. Gelişmiş İş-Yaşam Dengesi
Denge her şeydir! Çok fazla çalışmak zararlı olabilir, boş vaktimizin çok olması da. Psikoloğ Dr. Deirdre Anderson'a göre, sağlığınıza dikkat etmenin en önemli adımı, hayatınızın tüm farklı yönlerine zaman ayırmaktır.
Vaktinizi iyi organize ettiğinizde iş ve sosyal yaşamınız arasında kusursuz bir uyum yakalarsınız. Yani, sabahları işe söylenerek gitmezsiniz ya da aklınız katılamadığınız bir arkadaş davetinde kalmaz.
3. Hedeflere Ulaştırır
İşler iyi gitmediğinde kendimizi kırbaçlarız ve hiçbir iyi anı hak etmediğimizi düşünürüz. Hatta bazen günümüzü verimli şekilde geçirmememizin sebebi yastıktan kaldıramadığımız başımız, bırakamadığımız telefonumuz ve tüm sezonlarını birkaç saatte bitirdiğimiz dizi olabilir.
Tüm bunlar kısa vadede rahatlama sağlasa da uzun vadede ve yavaş yavaş bize barajlar kurar; hedeflerimizden uzaklaştırır.
Silkelenip kalmanın tam zamanı!
En Popüler Yöntemler
Popüler olan teknikler size içi şişirilmiş ve çok da etki etmeyecek adımlarmış gibi gelebilir.
Yine de bu kadar insan deniyorsa bir bildikleri vardır deyip bir şans verelim mi?
1. Tüm görevler için hatırlatıcılar ayarlamak
Bir toplantı veya etkinlikten 15 dakika önce bir hatırlatıcı olması sizi tetikte tutar. Böylece son kontrollerinizi sağlarsınız, eşyalarınızı hazırlarsınız. Koşturmadan, önemli bir detayı atlamadan yetişebilirsiniz.
2. Günlük planlayıcı oluşturmak
O gün tamamlamanız gereken görevlerin bir listesini yapın, yaklaşan toplantıları veya son teslim tarihlerini not edin. Listenizi tamamlarken, tamamladığınız görevleri işaretlediğinizden emin olun.
Bu sizi motive eder, hatta birçok insan listeye çarpı atmak için bile işleri en iyi şekilde halletmeye çalıştığını söylüyor. Kendinle gururlan!
3. Her göreve bir zaman sınırı vermek
Günlük yapılacaklar listenize, her bir görevin sizi ne kadar süreceğini düşündüğünüzü yazın. Bitiremezseniz, ayırdığınız süre bittiğinde durun ve daha sonra geri dönün. Bazen farklı sorumluluklara geçmek ve sonra geri dönmek zihninize yeni bir başlangıç ve yeni bir bakış açısı kazandırır.
4. Dikkat dağıtıcı şeyleri engellemek
Her şeyden önce, e-posta bildiriminizi kapatın. E-postanızı her 15 dakikada bir kontrol etmek yerine birkaç saatte bir kontrol etmek için 30 dakikalık bloklar ayarlayın. Cep telefonunuz, sosyal medyanız veya favori çevrimiçi mağazanız gibi işle ilgili olmayan dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirdiğinizden emin olun.
5. Rutin oluşturmak
İşteyken, konumunuz için en anlamlı olan bir rutin oluşturun. Bu neden önemli? Yeni başlayanlar için, kaotik bir gün gelse bile, rutininize bağlı kalarak sorunu çözmeye devam edeceksiniz. Rutininize bağlı kalarak, erteleyemezsiniz.
En Önemlisi Hedef Belirlemektir Unutmayalım!
“Hedefi olmayan gemiye hiçbir rüzgâr yardım edemez.” Bu cümleyi ne kadar sık duyduk değil mi? O kadar haklı ki!
Kendimize yardım edebilmek için önce amacımızın ne olduğunu bilmemiz gerekir. Hemen şimdi defterinize hedeflerinizi yazabilirsiniz.
Güçlü bir hedef detaylandırılmalı ve tanımlanmalıdır. Bu genellikle kim, ne, ne zaman ve nerede gibi sorulara cevap vermeye dayanır. Mesela “daha iyi bir iş bul” örneğini kullanarak kendinize sorun: Daha iyi ne anlama geliyor? Saatte beş bin daha fazla ödeyen bir iş ya da bir yönetim pozisyonuna terfi anlamına gelebilir. Bunun cevabı kişiseldir, kendi cevaplarınızı bulun.
Böyle bir işi nerede bulabilirsiniz? Çevrimiçi bir iş kurulu, LinkedIn, işe alım firması veya kendi ağınız aracılığıyla mı? Hedefinizin ayrıntılarını bilmek, nereden ve nasıl başlayacağınız konusunda size daha net bir yön verir.
Hayat Kavanozu Deneyi ile Etkili Zaman Yönetimi
“Hayat kavanozunda her zaman arkadaşlarla bir fincan kahve içmeye yer vardır.”
Northwestern Üniversitesi, Kellog Business Scholl’da İş İdaresi Master dersi, profesör sınıfa girer. Karşısında dünyanın en seçilmiş öğrencileri vardır ve onlara dönüp bugün bir deney yapacaklarını söyler.
Kürsüsünün altından kocaman bir kavanoz ve yumruk büyüklüğünde taşlar çıkarır. Kavanozun daha fazla taş almayacağından emin olduktan sonra “Bu kavanoz doldu mu?” der.
Öğrenciler “Doldu. “derler çünkü başka taş almayacağından emindirler. Sonra profesör kürsünün altından bir kova kırılmış küçük taş çıkarır ve kavanozun içine döker; sallayarak iyice yerleşmesini sağlar.
“Bu kavanoz doldu mu?”
“Evet.”
Profesör bu sefer kürsünün altından bir kova kum alır ve taşların arasından süzülünceye kadar kavanozun içine döker.
“Bu kavanoz doldu mu?”
“Tabi ki evet.”
Profesör daha sonra masanın altından bir fincan kahve çıkarır ve kavanoza dökerek kum arasındaki boşluğu doldurur.
Herkes güler.
Kahkahalar azalırken profesör, "Şimdi," der. "Bu kavanozun sizin hayatınızı temsil ettiğini bilmenizi istiyorum. Golf topları önemli şeylerdir. Aileniz, çocuklarınız, sağlığınız, arkadaşlarınız ve en sevdiğiniz tutkular. Diğer her şey kaybolmuş olsaydı ve sadece onlar kalsaydı, hayatınız hala dolu olurdu. Çakıl taşları, işiniz, eviniz veya arabanız gibi önemli olan diğer şeyleri temsil eder. Kumlar ise kalan her şeydir, küçük şeyler.
Önce kumu kavanoza koyarsanız," diye devam eder, "çakıl taşlarına veya golf toplarına yer kalmaz. Aynısı hayat için de geçerlidir.
Tüm zamanınızı ve enerjinizi küçük şeylere harcarsanız, sizin için önemli olan şeylere asla yeriniz kalmaz. Mutluluğunuz için kritik olan şeylere dikkat edin.
Çocuklarınızla vakit geçirin. Anne babanızla vakit geçirin. Büyükanneniz ve büyükbabanızı ziyaret edin. Eşinizi yemeğe çıkarın. Arkadaşlarınızla dışarı çıkın. Evi temizlemek ve çimleri biçmek için her zaman zaman olacaktır.
Önce golf toplarına dikkat edin, gerçekten önemli olan şeylere. Önceliklerinizi belirleyin. Gerisi sadece kum.”
Öğrencilerden biri elini kaldırdı ve kahvenin neyi temsil ettiğini sordu. Profesör gülümsedi ve şöyle dedi: “Sorduğunuza sevindim. Kahve, hayatınız ne kadar dolu görünürse görünsün, bir arkadaşınızla bir fincan kahve içmeye her zaman yer olduğunu gösterir.”
Sizin hayatınızın çakıl taşları neler? Hiç düşündünüz mü?
Eisenhower Matrisi Etkili Zaman Yönetimi Tekniği
Dwight D. Eisenhower 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yapmış bir isim ve literatüre zaman yönetimi için son derece etkili bir teknik kazandırmış. Biz de bu tekniği sizler için kaleme aldık.
O zamanlar, tüm işlerini vaktinde yetiştirebilmesi adına Eisenhower için zamanın önemi tartışılmazdı. “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli. ”diyerek yapılması gerekenleri nasıl öncelik sırasına koymalıyız sistemli bir şekilde göstermeye başladı.
Öncelik Matrisi’ni kullanmak için yapacaklarınızı 4 alt kategoriye göre sınıflandırmalısınız. Bundan önce görevlerinizi gözden geçirin ve defterinize not edin:
“Önümüzdeki 48 saat içinde hangi görevlerimin yapılması gerekiyor?”
Acil- Önemli İşler
Hemen halletmemiz gereken işlerdir. Birden fazla iş varsa yine önem sırasına göre listelemeliyiz.
Acil- Önemsiz İşler
Eğer mümkünse başkasına devretmeniz gereken işlerdir. Örneğin, e-mailler, telefon çağrıları ve başkalarının kendileri için sizden istedikleri.
Acil Olmayan-Önemli İşler
Uzun vadede fark yaratan ve sizin planladığınız işleri içerir. Bu planları gerçekten kendi isteklerinize göre belirlersiniz.
Acil Olmayan- Önemsiz İşler
Yaptığınızda hayatınızda çok büyük değişiklikler yaratmayacak ama yapsanız da iyi olabilecek işlerdir. Daha önemli işlere vakit ayırmak isterseniz, bu işleri doğrudan eleyebilirsiniz.
Bu Tekniği En Etkili Şekilde Kullanmak İçin Ne Yapmalıyız?
1. 30 dakika daha erken uyanın ve yapılacaklar listesi hazırlayın
Sabah, her zamanki saatinizden daha erken uyanın ve bir kahve, sevdiğiniz bir şarkı ya da sizi rahatlatan bir manzara/görüntü eşliğinde neler yapacağınızı not edin. Daha sonra bu görevlerin ne kadar vaktinizi alacağını da yazın.
2. Aciliyet ve önem durumlarına göre sıralayın
Eisenhower Matrisi kullanarak neyin ne zaman yapılması gerektiğini belirleyin.
3. Çalışmak için en doğru zamanınızı keşfedin ve harekete geçin
Bu süreçte dikkatinizin dağınık olmaması ve motivasyonunuzun yüksek olması çok önemlidir. Bu nedenle vaktinizi en iyi şekilde kullanmanızı kolaylaştıracak Pomodoro tekniği ile tanışın!
Pomodoro Tekniği ile Zaman Yönetimi Mümkün
Pomodoro Tekniği, daha verimli çalışmamıza yardımcı olan bir zaman yönetimi aracıdır. 1980'lerde Francesco Cirillo tarafından geliştirilen teknik, insanlar tarafından daha kısa sürede yaptıkları iş miktarını artırmak için yaygın olarak kullanılmaya başlanır.
Pomodoro Tekniğinin prensibi basittir - zamanımızı daha küçük parçalara ayırmamızı, daha küçük patlamalar halinde çalışmamızı ve daha düzenli molalar vermemizi sağlar. Bu molaların doğru şekilde verildiğinden emin olmak için bize durmamızı söyleyen bir zamanlayıcı kullanılmalıdır.
Bunun için de Francesco Cirillo (Kıdemli Süreç Stratejisti, Yazılım Tasarımcısı, Ürün Yöneticisi), domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı kullandı, bu nedenle tekniğin adı, İtalyanca domates kelimesi olan Pomodoro'dan geliyor.
Pomodoro Tekniğinin 6 ana adımı vardır:
- Tamamlamanız gereken bir görevi veya görevleri tanımlayın
- 25 dakika için bir zamanlayıcı ayarlayın
- Dikkatiniz dağılmadan bir görev üzerinde çalışın
- Alarm çaldığında 5 dakika ara verin
- İşlemi 3 kez daha tekrarlayın
- 30 dakikalık daha uzun bir mola verin ve yeniden başlayın
Adım 1 – Görevleri Belirleyin
Pomodoro tekniğinin ilk adımı, tamamlamanız gereken bir görevi veya bir dizi görevleri belirlemektir. İdeal olarak, görevleriniz kısa görevler olmalıdır. Tamamlamanız gereken daha büyük bir göreviniz varsa, bunu tamamlaması 25 dakikadan fazla sürmemesi gereken daha küçük görevlere bölmelisiniz.
Görevlerinizi tamamlama sırasına koyun ve sonucun nasıl görünmesini istediğiniz konusunda zihninizde çok net olun.
Adım 2 – Bir Zamanlayıcı Ayarlayın
Pomodoro tekniğinin ikinci adımı 25 dakikalık bir zamanlayıcı ayarlamaktır. Bunu kafanızda yapmaya çalışmayın. 25 dakikanın dolduğu konusunda sizi uyaracak bir şeye ihtiyacınız var.
Telefonunuzdaki saati, bir kronometreyi veya başka tür bir zamanlayıcıyı kullanın.
Adım 3 – Görevler Üzerinde Çalışın
Üçüncü adım görevleriniz üzerinde çalışmaktır. Yalnızca bu göreve odaklanın; herhangi dikkat dağıtıcı bir durumdan kaçının. Çok kısa süre içinde konsantre olabilmeniz gerekir.
Adım 4 – Kısa Bir Mola Verin
Dördüncü adımı, alarm çaldığında 5 dakika ara vermektir. Alarm çaldığında durmak için kendinizi disipline edin, yaptığınız işten uzaklaşın ve ara verin.
Buradaki temel hedef, fiziksel olarak çalışma alanınızdan uzaklaşmaktır. Bu yüzden kalkın, dolaşın ya da daha iyisi yine de farklı bir yere gidin.
Adım 5 – Tekrar
Beşinci adımı ise 2. ve 3. adımları üçer kez daha tekrarlamaktır, böylece toplamda 4 tekrar yapmış olursunuz.
Adım 6 – Uzun Bir Mola Verin
Altıncı adımı, 4 tekrardan sonra 30 dakikalık daha uzun bir ara vermektir. Tüm görevleriniz tamamlandıysa, başka bir şeye geçmeden önce yine de ara verin. Görevleriniz tamamlanmadıysa, 30 dakikalık bir ara verin ve ardından yapmanız gereken her şeyi yapana kadar 2. ila 4. adımları tekrarlayın.
Kanban Tekniği
Kanban, iş akışını bireysel, ekip ve hatta organizasyon düzeyinde yönetmek için kullanılan görsel bir yöntemdir.
Japonca'da "görsel pano" veya "işaret" anlamına gelen "kanban" sözcüğü, 1950'lerden beri süreç tanımı anlamında kullanılmaktadır. İlk olarak Toyota tarafından tam zamanında üretim için bir çizelgeleme sistemi olarak geliştirilmiş ve uygulanmıştır. Öte yandan, büyük harfle yazılan “Kanban” terimi, ilk kez 2007 yılında tanımlanan “Kanban Metodu”nun ortaya çıkışı ile bilinir ve ilişkilendirilir.
Kanban yöntemini uygulamayı hedeflerken, her kuruluş pratik adımlara dikkat etmelidir. Başarılı bir sonuç için altı temel uygulamanın mevcut olması gerekir:
- İş akışını görselleştirin
- Devam eden işi sınırlayın
- Akışı yönet
- Süreç politikalarını açık hale getirin
- Geri bildirim döngülerini uygulayın
- İşbirliği içinde geliştirin
Teknikler Dışında Etkili Zaman Yönetimi İçin Farklı Neler Yapabilirsiniz?
Fırsatların ellerimizin arasından kayıp gitmemesi için her dakikamızı çok iyi değerlendirmemiz gerekir.
Zaman yönetimini daha etkili hale getirebilmek için birkaç ipucu daha!
1. Not Tutun
Önceliklerinizi, hedeflerinizi ve sorumluluklarınız not edin. Bunları ne ölçüde yapabiliyorsunuz, tıkandığınız noktalar neler anlamaya çalışın. Sonra da durumu iyileştirmek için kolları sıvayın!
2. Benzer görevleri birlikte gruplayın
Bir sonrakine geçmeden önce bir tür yapılacak işi tamamlamaya çalışarak zamandan ve zihinsel enerjiden tasarruf edin. Örneğin, e-postaları yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak, dosyalamak vb. için ayrı zaman dilimleri oluşturun. E-postaları ve mesajları geldiklerinde yanıtlamayın, çünkü bunu yapmak en iyi şekilde dikkat dağıtmaktır. Planlamadığınız bir zamanda kontrol etme dürtüsünü tamamen ortadan kaldırmak için telefonunuzu ve e-posta bildirimlerinizi kapatın.
3. Hayır demeyi öğrenin
Hayır demeyi öğrenmezseniz, işte zamanı nasıl yöneteceğinizi asla öğrenemezsiniz. Ne için zamanınız olduğunu gerçekten yalnızca siz bilirsiniz, bu nedenle daha önemli görevlere odaklanmak için bir isteği reddetmeniz gerekiyorsa, bunu yapmaktan çekinmeyin. Ve hiçbir yere varmayacağı belli olan bir projeyi üstlenirseniz, onu bırakmaktan korkmayın.
Çok az değerli ya da hiç değeri olmayan çok sayıda görev yapmak yerine, daha fazla değer yaratan daha az görevi tamamlayın. 80/20 kuralını hatırlayın—çıktınızın %80'i girdilerinizin %20'sinden gelir. Çabalarınızı buna göre odaklayın.
Hayır diyemiyorsanız görevleri başkasına atayın. Yetkilendirme, öğrenmesi zor bir beceri olsa da, kişisel zaman yönetiminiz için harikalar yaratabilir. Yetenekli bir ekip oluşturun ve devredebileceğiniz görevleri belirleyin.
Son Söz
Not alacak ve yapacak ne çok şey birikti değil mi?
Fırsatların kapıyı ne zaman çalacaklarını bilemeyiz. İyisi mi biz hep hazır olalım, kapının ardında en iyi ve en motive olmuş halimizle bekleyelim.
Hadi, kalkın ve elimizden hiç düşürmediğimiz telefonların alarmları ve hatırlatıcılarıyla işe başlayın. Etkili zaman yönetimi için teknolojiden faydalanın!
Fakat lütfen aklınız da parmaklarınız da sosyal medya hesaplarınızdan ve Youtube kanallarından uzak olsun; sadece görevler tamamlanana kadar.
